Gestion des absences

Comment dois-je annoncer une absence pour maladie ou accident ?

En cas d’absence non planifiée (maladie ou accident), vous devez appeler directement et personnellement votre supérieur direct avant le début de votre journée de travail. Si vous ne parvenez pas à le joindre, vous pouvez effectuer un second appel au responsable du planning (piquet de garde, réception).

À quelle heure dois-je appeler pour signaler mon absence ?

Vous devez appeler avant le début de votre journée de travail normale. Si vous avez des doutes sur l’heure exacte ou le numéro à appeler en priorité, votre supérieur vous précisera les modalités spécifiques à votre équipe.

Puis-je annoncer mon absence par email, SMS ou via une autre personne ?

Non, seules les annonces par téléphone sont acceptées. Les emails, SMS, WhatsApp ou annonces faites par une tierce personne ne sont pas considérés comme valides.

Que se passe-t-il si je n'annonce pas mon absence selon la procédure ?

Une absence qui n’est pas annoncée avant la prise en servie est considérée comme non justifiée. Votre supérieur hiérarchique vous contactera pour vous rappeler la procédure et que vous recevrez une mise en garde écrite pour ce manquement. Une récidive impliquera une lettre d’avertissement.

Gestion des absences pour accident

Que dois-je faire en cas d’accident ?

En cas d’accident, qu’il soit professionnel ou non professionnel, il est important d’en informer le service RH afin de garantir la prise en charge des frais liés. Cette annonce doit être faite même si l’accident ne provoque ni absence ni frais immédiats.

Cette démarche permet d’assurer la couverture par l’assurance en cas d’apparition ultérieure de symptômes ou d’une éventuelle aggravation de la situation.

Pour cela, vous devez contacter votre gestionnaire RH ou déclarer votre accident directement via le formulaire d’annonce d’accident.
Cette étape est obligatoire pour la gestion administrative et la prise en charge par l’assurance.

En cas d’absence, la procédure d’annonce d’absence habituelle reste applicable.

Quelle est notre assurance accident?

Nous sommes assurés à la Vaudoise Assurances. Le N° de police est le 755152.5.1700

Envoi des certificats médicaux

Comment dois-je transmettre mon certificat médical ?

Le certificat médical doit être transmis dans les 24h à votre supérieur direct. Les certificicats médicaux délivrés par télémédecine ne sont pas acceptés.

A partir de quel moment dois-je fournir un certificat médical dès le premier jour?

À partir de la 3ᵉ absence survenue dans une période de 12 mois, et pour toutes les absences suivantes, un certificat médical devra être présenté dès la première heure d'absence.

À défaut de présentation du certificat, l’absence sera considérée comme non justifiée et pourra entraîner des mesures disciplinaires.

Entretien de retour d'absence

Que se passe-t-il à mon retour d'absence?

 Votre supérieur direct, ou son remplaçant, vous recevra personnellement à votre poste de travail dans le but de prendre de vos nouvelles et de vous donner des informations sur ce qui s’est passé en votre absence. Cet entretien est de nature informelle.

Conséquences d’absences récurrentes

Dès le 3ème cas d’absence dans les 12 derniers mois, votre supérieur direct s’entretiendra avec vous dans le but

• De vous entendre sur d’éventuelles demandes de votre part, en rapport avec la qualité de vie au travail
• De faire le point sur votre perception des conditions de travail
• D’évaluer ensemble vos conditions de travail et si certains aménagements liés à votre santé s’avèrent nécessaires
• De vous proposer son soutien en cas de besoin pour d’éventuels aménagements nécessaires pour retrouver une meilleure santé
• De vous rappeler nos attentes en matière d’assiduité et les impacts des absences sur l’équipe et l’organisation.

Cet entretien est de nature formelle et un formulaire spécifique est complété.En cas de nécessité, vous pouvez demander à être reçu personnellement par le directeur.

Dès le 4ème cas d’absence dans les 12 derniers mois un second entretien de bilan aura lieu avec la chargée RH dans le but de réévaluer le contexte professionnel, les éventuels besoins d’aménagement. Il sera également aborder le thème de bien-être de l’équipe qui doit gérer les absences du collaborateur.

Cet entretien est de nature formelle et un formulaire spécifique est complété.

Dès le 5ème cas d’absence dans les 12 derniers mois, un entretien aura lieu avec la direction, et vous pourriez recevoir une lettre d’avertissement, vous signifiant que vos absences pèsent lourdement sur l’accomplissement de votre mission et des impacts sur l’équipe et l’accompagnement des résidents. La direction se réserve par ailleurs le droit d'examiner la situation de manière approfondie, ce qui pourrait conduire à une réévaluation de votre contrat de travail, y compris la possibilité de sa résiliation, dans le but de maintenir l'efficacité et le bien-être au sein de notre équipe

Suivi de votre absence

Que dois-je faire si je suis absent plusieurs jours?

• Convenir d’un prochain rendez-vous téléphonique dont votre responsable aura l’initiative. Cet appel aura lieu au plus tard à 17h pour tous les secteurs, sauf les soins avant 11h et les Cerisiers avant 16h.
• Communiquer sur la durée probable de votre absence (si vous pouvez l’évaluer à ce moment-là)
• Communiquer les tâches urgentes à traiter pendant votre absence

Que se passe-t-il en cas d'absence longue durée?

En cas d’absence de longue durée, vous conviendrez avec votre responsable hiérarchique du rythme et de la manière de rester en lien. Cette décision est reportée par écrit dans votre dossier du personnel.

Par ailleurs, votre responsable hiérarchique et la chargée RH, avec le soutien éventuel d’autres organismes de santé au travail, évalueront votre capacité à réintégrer votre poste de travail dans les meilleures conditions. Notre objectif est, dans la mesure du possible, de permettre une réintégration adaptée à chaque situation.

En cas de problèmes de santé majeurs, l’entreprise ne peut assurer à tout prix un poste adapté ou allégé pour une durée indéterminée. En revanche, elle garantit aux collaborateurs que tout est mis en oeuvre pour faciliter leur réintégration professionnelle, en interne comme en externe.

Détection précoce à l’Assurance Invalidité

Après 30 jours d’absence non planifiée (maladie ou accident), et conformément à l’obligation de détection précoce de l’assurance invalidité (AI), nous signalons, après avoir avisé le collaborateur, les cas d’absences ou de performances diminuées liées à des raisons de santé. Cette démarche proactive vise à mettre en oeuvre des mesures adaptées, telles que des ajustements du poste de travail ou un accompagnement, afin de prévenir une invalidité durable et de favoriser le maintien en emploi.